Wie schaffst du es, dass andere zu früh zu deinem Meeting kommen, statt zu spät?

Wie viel deiner Arbeitszeit verbringst du in Meetings? Zu viel? Wie oft verlässt du ein Meeting mit dem Gedanken, dass du diese Zeit auch besser hättest nutzen können? Wie oft schaust du auf die Uhr während eines Meetings in der Hoffnung, dass die Zeit schneller vergeht?

Wie wäre es, wenn du deine Meetings so gestaltest, dass sie (ungewöhnlich anders) produktiv sind und die Teilnehmer demnächst zu früh kommen?

Vorher: Gute Vorbereitung!

Deine eigene Einstellung

Ganz im Sinne der selbsterfüllenden Prophezeiung kannst du entweder ein langweiliges Meeting erwarten und dann auch vorfinden – oder aber ein interessantes. Fragen dich also bevor den du den Raum betrittst: Wie werde ich heute dazu beitragen, dass das Meeting gelingt/ wir eine Lösung finden/ das Team davon profitiert?

Agenda Basics

Es ist erstaunlich, wie viele Meetings es ohne Agenda gibt obwohl alle zustimmen, dass es grundsätzlich eine gute Idee ist. Selbst wenn sie nur kurz ist: Mach eine Agenda! Frage auch andere nach Input, packe sie nicht zu voll und werde dir auch klar darüber, was während des Meetings nicht  besprochen werden soll.

Agenda für Fortgeschrittene

Anstatt einfach nur Themen für das Meeting aufzulisten, denke vom Ergebnis her. Was hat das Team nach dem Meeting gelernt, erreicht oder gelöst? Was ist anders? Was wird idealerweise erreicht, was ist das Minimum?

Agenda für Profis

Nutze Fragen statt Statements in deiner Agenda. Unser Gehirn kann nicht anders, als nach Antworten zu suchen, wenn es mit einer Frage konfrontiert wird. Idealerweise formulierst du die Fragen auch positiv, damit ihr nach den richtigen Antworten sucht – also: „Wie können wir unser Meeting produktiver gestalten?“ statt „Wie können wir weniger unproduktive Meetings haben?“

Während des Meetings

Positiver Start

Frage dein Team nach den guten Dingen seit dem letzten Meeting:

  • Was läuft gerade gut?
  • Was hast du seit dem letzten Meeting erreicht, auf das du stolz bist?
  • Wer hat dir geholfen seit dem letzten Meeting?
  • Worauf freust du dich in der nächsten Woche/ den nächsten Monat?
  • Was ist das lustigste, was dir jemand letzte Woche erzählt hat?
  • Nenne einen interessanten Fakt, den du seit dem letzten Mal gelernt hast.

Solltest du mehr als 6 Meetingteilnehmer haben, teile sie in Gruppen aus zwei bis vier Leuten auf, damit diese Runde nicht zu lang und langweilig wird.

Haltung bewahren

Auch wenn es manchmal – je nach eigenem Frustlevel – verlockend ist sich der schlechten Stimmung im Team hinzugeben, erinnere dich daran, dass du ein Badass Positive Leader und Vorbild für dein Team sein willst. Hier ein paar No-Gos:

  • geschmacklose Witze erzählen/ erlauben,
  • andere Teammitglieder schikanieren,
  • in Zynismus und Sarkasmus verfallen (fällt schwer, ich weiß!)
  • über andere Abteilungen oder das Management herziehen.

Solche Unhöflichkeiten vergiften schon in kleinen Dosen die Arbeitsatmosphäre und gehen zu Lasten von guten Beziehungen, Vertrauen und schlussendlich der Leistung deiner Mitarbeiter.

Stärken fördern

Wer wird alles an deinem Meeting teilnehmen und was sind deren Stärken? Wenn wir die Möglichkeit haben das zu tun, was wir gut können, sind wir bis zu 8x mehr engaged. Wie kannst du die Rollen und Aufgaben im Meeting so gestalten, dass die Teilnehmer ihre Stärken nutzen?

Erhöhe die Herausforderung

Teams kommen gut in Flow, wenn sie gemeinsam eine herausfordernde Aufgabe lösen. Anstatt einfach nur die Agendapunkte durchzusprechen, überlege dir wie das Team gemeinsam ein Problem lösen kann.

Lernen als Belohnung

Menschen entwickeln sich grundsätzlich gern weiter und lernen gern neues dazu. Wie kannst du deinem Team ermöglichen mit einem Häppchen neuen Wissens aus dem Meeting zu gehen?

  • Bitte die Teammitglieder abwechselnd etwas über ihren Arbeitsbereich vorzustellen,
  • Baue ein kleines themenbezogenes Quiz ein,
  • Schaut gemeinsam einen Ted-Talk,
  • Lade einen Gastredner aus einer anderen Abteilung ein,
  • Teile einen „Fun Fact“ der Woche.

Längere Meetings

Sollte Ihr Meeting länger als zwei Stunden dauern oder sogar einen ganzen Tag, versucht euch außerhalb der Firma zu treffen. Ihr werdet besonders in so langen Meetings produktiver sein, wenn ihr möglichst keinen Tisch zwischen den Teilnehmern haben, alle regelmäßig die Sitzplätze (und dadurch die Perspektive wechseln), ihr regelmäßige Pausen und ein bisschen Bewegung einbaut. Nutzt die gemeinsame Zeit auch für ein mini-Teambuilding zwischendurch oder plant unverplante Zeit in die Agenda, damit Raum für Kreativität geschaffen wird. Süßigkeiten oder auch gesunde Snacks sind immer eine gute Idee!

Schweige-Pausen

Dies ist vermutlich die ultimative Herausforderung in vielen Unternehmen – Einfach mal nichts sagen und Zeit zum Denken und Reflektieren nehmen. Setze den Timer auf 2 Minuten und bitte um Stille, bevor ihr von der Problembeschreibung zur Lösungsfindung wechselt.  Auch bei sehr hitzigen Diskussionen die keinen voran bringen oder nach schnell gefällten Entscheidungen kann ein bisschen Ruhe gut tun.

Nachher: Dran bleiben!

Positiver Abschluss

Bevor deine Teilnehmer ins nächste Meeting stürzen, plane für einen guten Abschluss des Meetings ein bisschen mehr Zeit ein. Geht immer: deine aufrichtige Wertschätzung mitteilen und dem Team verdeutlichen, wie wertvoll ihr Beitrag war.

Actions festhalten

Damit die Produktivität des Meetings nicht verpufft, stelle sicher, dass du alle Actions/ Aufgaben festhältst. Je konkreter, desto besser: wer macht was bis wann und frage noch vorm nächsten Meeting nach dem Status. Aber Achtung, wenn ihr mit mehr als zehn Actions pro Person endet, werden sicher kaum welche davon erledigt. Entscheidet daher gemeinsam, was die wichtigsten sind und limitiert sie auf maximal drei pro Person.

 

Der Inhalt für diesen Beitrag kommt aus eigener Erfahrung und den tollen Posts von Michelle McQuaid, The Balance Careers und Positive Sharing

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